L’impact d’une organisation non digitalisée
Une part importante du travail, en temps passé et énergie dépensée, d'une personne en charge des thématiques QHSE, est la récolte des informations pertinentes à l'amélioration du système de management. Le traitement, le suivi et la diffusion de ces informations. Pour avoir connaissance des dysfonctionnements ou identifier des sources d'amélioration, le travail de terrain est nécessaire mais souvent peu efficient: élaboration de grilles de visite ou formulaire de remontée avec des outils bureautiques, impression et saisie manuscrite de ces grilles ou encore ressaisie des résultats dans l'outil informatique. Voilà ce qui attend, un chargé QHSE dans une organisation non digitalisée.
Mais son travail ne s'arrête pas là, une fois ces informations en sa possession le chargé QHSE peut vouloir créer des actions, des non-conformités, planifier un audit, mettre à jour son document unique ou tout autre document qu'il jugera nécessaire. Il voudra également diffuser ces informations en interne ou en externe. Là encore, une majorité d'entreprise utilise toujours des outils bureautiques inadaptés : fichiers distants qui n'ont aucun lien les uns avec les autres, fichiers qu'il faut imprimer en PDF pour pouvoir les diffuser, fichiers existants en plusieurs versions différentes sur les postes des différents collaborateurs…
On l'aura compris, au-delà même de la gestion à proprement parlé de ces données qui sont pourtant l'essence même de l'amélioration continue, le chargé QHSE passe un temps considérable à gérer les outils en eux-mêmes. Il devient malgré lui un expert en outil de traitement de texte, tableur ou présentation. Or, ces tâches ne sont pas son cœur de métier et surtout apportent peu voire aucune valeur ajoutée au process d'amélioration continue d'un système de management, à la performance d'une organisation.
Mettre en place une solution digitale
Digitaliser votre système de management, avec une solution telle que Dyo, permet d'optimiser ce flux et de renforcer la dynamique d'amélioration. Ainsi, la mise en place de cette solution permet de simplifier la remontée d'information en rendant chacun de vos collaborateurs acteur de votre système. Ils peuvent ainsi depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone remonter des propositions d'action, déclarer une non-conformité, alerter lorsqu'un évènement SSE se produit (accident, situation dangereuse…) ou réaliser des audits ou visites terrain. La remontée d'information est alors mobile, simplifiée et instantanée.
Le traitement de l'information est également optimisé par une analyse collaborative et la création logique d'enregistrement en lien avec une remontée. Dyo permet ainsi de faire le lien entre toutes les composantes d'un système de management et d'identifier des sources d'amélioration pertinentes. On voit clairement que la digitalisation induit un changement de paradigme.
C’est pourquoi, au lieu d'avoir une suite bureautique qui est une contrainte nécessaire, l'application Dyo est un facilitateur pour les acteurs du QHSE. La digitalisation du système permet ainsi de se concentrer sur les informations remontées, leur analyse, leur traitement et l'identification d'opportunité d'amélioration.
Ainsi, digitaliser son organisation et son système de management permet de valoriser et optimiser le travail du chargé QHSE. Il peut se recentrer sur son cœur de métier, sur les tâches qui participent vraiment à la dynamique d'amélioration continue, à l'efficacité du système et donc à la performance de l'organisation.
