Une transformation dans la standardisation des processus d'audit
Auparavant, la réalisation des audits s’appuyait sur des tâches répétitives qui structuraient le processus. Chaque audit devait être conçu de A à Z. Avec la nouvelle version, les équipes QHSE peuvent s'appuyer sur un nouveau système de modèles personnalisés.
Ces modèles permettent de standardiser les processus tout en conservant la flexibilité nécessaire pour s'adapter à divers types d'audits : internes, fournisseurs, ou environnementaux. La gestion des matrices d’audit permet de structurer chaque critère avec précision : chaque question, chaque indicateur est pondéré, offrant une évaluation plus fine.
L’avantage pour l’utilisateur est évident : économie de temps et gain de cohérence. Les audits s'adaptent automatiquement à chaque situation et chaque secteur d’activité.
Le pouvoir de la mesure : Comment le système de cotation optimise votre performance QHSE
Passer de l’observation à l'analyse chiffrée, c'est toute la puissance de l'audit avancé. La cotation introduite dans cette nouvelle version change complètement la donne.
Chaque critère d’un audit est désormais évalué grâce à un système d’indices de confiance. Ce système permet d'attribuer des scores précis à chaque élément audité, apportant une vision claire de la conformité ou des écarts. Cette cotation aide à prioriser les actions à mener, selon le niveau de criticité des écarts observés.
L’intérêt est double : non seulement les entreprises peuvent analyser rapidement leur situation, mais elles peuvent identifier immédiatement les points à améliorer et orienter leurs ressources vers les priorités.
Un outil de suivi agile et automatisé pour un progrès continu
Avec le nouvel audit avancé, exit le suivi manuel des non-conformités et des actions correctives dans des tableurs ou via des mails. Désormais, chaque écart est classé en typologies (non-conformité mineure, majeure, point d’amélioration, etc.) dès sa détection. Chaque action corrective à mener est assignée, suivie et clôturée automatiquement. Il n’y a plus de risque d’oubli : tout est centralisé et traçable.
En outre, la fonctionnalité de versioning garantit que chaque audit est basé sur la bonne version des matrices d’audit. Concrètement, lorsque le modèle utilisé pour évaluer les critères d'un audit est mis à jour, cette fonctionnalité permet de conserver une trace de chaque modification effectuée. Cela signifie que même si des ajustements sont apportés aux critères ou aux pondérations, les résultats précédents restent cohérents avec la version de la matrice utilisée à ce moment-là. Les entreprises bénéficient donc d’une meilleure traçabilité. Plus encore, elles peuvent consulter, comparer ou analyser les audits passés en fonction des versions exactes des matrices appliquées afin d’éviter toute confusion.
En plus de cela, le système reprogramme automatiquement les audits futurs selon les résultats obtenus. Ainsi, les audits récurrents sont planifiés sans intervention humaine, assurant un suivi continu des processus QHSE.
Gestion des droits et permissions : Un pas de plus vers la sécurité et la traçabilité
La nouvelle fonctionnalité d'audit avancé permet de définir des permissions précises pour chaque utilisateur en fonction de son rôle. Auditeurs, responsables, ou simples contributeurs : chacun dispose d’un accès adapté en fonction de ses responsabilités.
Cela permet une gestion plus sécurisée des audits, où seules les personnes habilitées peuvent modifier, valider ou clôturer un audit. Cette répartition des droits renforce également la collaboration, car elle facilite l’accès aux informations pour ceux qui en ont réellement besoin, tout en diminuant les risques associés à une mauvaise manipulation des données.
Pourquoi l’audit avancé change vraiment la donne
Finalement, la comparaison entre l'ancienne fonctionnalité d'audit et l'audit avancé montre un véritable progrès dans la réalisation et la gestion des audits :
- Désormais, les audits bénéficient de processus automatisés et d’options de standardisation.
- La gestion des écarts est maintenant centralisée, offrant un suivi optimisé et éliminant le besoin d’outils externes comme les tableurs.
- Les modèles de matrices sont standardisés et personnalisables, privilégiant l’uniformité tout en s'adaptant aux spécificités de chaque activité.
- La cotation permet d'évaluer objectivement les résultats pour prioriser les actions.
- Le suivi des écarts et des actions correctives est automatisé.
- Le versioning assure que chaque audit est réalisé avec les critères en vigueur au moment de sa création.
- Enfin, chaque utilisateur dispose de droits clairement définis en fonction de son rôle, renforçant la sécurité des données et le contrôle des modifications et validations.
Plus rapide, plus précis, et surtout plus automatisé, l’audit avancé permet aux entreprises de se concentrer sur l’essentiel : l’amélioration continue de leurs performances QHSE.
