Una trasformazione nella standardizzazione dei processi di audit
In precedenza, lo svolgimento degli audit si basava su attività ripetitive che strutturavano il processo. Ogni audit doveva essere progettato dalla A alla Z. Con la nuova versione, i team QHSE possono contare su un nuovo sistema di template personalizzati.
Questi modelli consentono standardizzare i processi mantenendo la flessibilità necessaria per adattarsi a vari tipi di audit: interni, fornitori o ambientali. La gestione delle matrici di audit consente di strutturare ogni criterio con precisione: ogni domanda, ogni indicatore è ponderato, offrendo una valutazione più precisa.
Il vantaggio per l'utente è evidente: risparmio di tempo e aumento della coerenza. Gli audit vengono adattati automaticamente a ogni situazione e settore di attività.
La potenza della misurazione: come il sistema di punteggio ottimizza le prestazioni QHSE
Passare dall'osservazione all'analisi numerica è tutto il potere diaudit avanzato. La citazione introdotta in questa nuova versione cambia completamente la situazione.
Ogni criterio di audit viene ora valutato utilizzando un sistema di indici di fiducia. Questo sistema consente di assegnare punteggi precisi a ciascun elemento verificato, fornendo una visione chiara della conformità o delle discrepanze. Questa valutazione aiuta dare priorità alle azioni da intraprendere, in base al livello di criticità delle differenze osservate.
I vantaggi sono duplici: non solo le aziende possono analizzare rapidamente la propria situazione, ma possono identificare immediatamente le aree di miglioramento e indirizzare le proprie risorse verso le priorità.
Uno strumento di monitoraggio agile e automatizzato per il progresso continuo
Con il nuovo audit avanzato, niente più monitoraggio manuale delle non conformità e azioni correttive nei fogli di calcolo o tramite e-mail. Ora ogni discrepanza è classificato in tipologie (non conformità minore, grave, punto di miglioramento, ecc.) non appena viene rilevata. Ogni azione correttiva da intraprendere viene automaticamente assegnata, monitorata e chiusa. Non c'è più il rischio di essere dimenticati: tutto è centralizzato e tracciabile.
Inoltre, il funzionalità di controllo delle versioni Assicura che ogni audit sia basato sulla versione corretta delle matrici di audit. In concreto, quando il modello utilizzato per valutare i criteri di un audit viene aggiornato, questa funzionalità consente di tenere traccia di ogni modifica apportata. Ciò significa che anche se vengono apportate modifiche ai criteri o ai pesi, i risultati precedenti rimangono coerenti con la versione della matrice utilizzata in quel momento. Le aziende beneficiano quindi di una migliore tracciabilità. Inoltre, possono consultare, confrontare o analizzare gli audit precedenti sulla base delle versioni esatte delle matrici applicate per evitare confusione.
Oltre a ciò, il sistema riprogramma automaticamente gli audit futuri in base ai risultati ottenuti. Pertanto, gli audit ricorrenti sono pianificati senza intervento umano, garantendo un monitoraggio continuo dei processi QHSE.
Gestione dei diritti e delle autorizzazioni: un passo avanti verso la sicurezza e la tracciabilità
La nuova funzionalità di controllo avanzata consente di definire autorizzazioni precise per ogni utente in base al suo ruolo. Revisori, manager o semplici collaboratori: ognuno ha un accesso adattato in base alle sue responsabilità.
Ciò consente un gestione degli audit più sicura, dove solo le persone autorizzate possono modificare, convalidare o chiudere un audit. Questa distribuzione dei diritti rafforza anche la collaborazione, in quanto facilita l'accesso alle informazioni per chi ne ha davvero bisogno, riducendo al contempo i rischi associati alla cattiva gestione dei dati.
Perché l'auditing avanzato è davvero un punto di svolta
Infine, il confronto tra la vecchia funzionalità di audit e l'audit avanzato mostra progressi reali nella conduzione e nella gestione degli audit:
- Ora, gli audit beneficiano di processi automatizzati e opzioni di standardizzazione.
- La gestione della varianza è ora centralizzata, offrendo un monitoraggio ottimizzato ed eliminando la necessità di strumenti esterni come i fogli di calcolo.
- I modelli Matrix sono standardizzati e personalizzabili, favorendo l'uniformità e adattandosi alle specificità di ciascuna attività.
- Il punteggio consente di valutare oggettivamente i risultati per stabilire le priorità delle azioni.
- Il monitoraggio delle discrepanze e delle azioni correttive è automatizzato.
- Il controllo delle versioni garantisce che ogni audit venga eseguito con i criteri in vigore al momento della sua creazione.
- Infine, ogni utente ha diritti chiaramente definiti in base al proprio ruolo, rafforzando la sicurezza dei dati e il controllo delle modifiche e delle convalide.
Più veloce, più affilatoe soprattutto più automatizzato, ilaudit avanzato consente alle aziende di concentrarsi su ciò che conta di più: il miglioramento continuo delle proprie prestazioni QHSE.
