Una transformación en la estandarización de los procesos de auditoría
Anteriormente, la realización de auditorías se basaba en tareas repetitivas que estructuraban el proceso. Cada auditoría tenía que diseñarse de la A a la Z. Con la nueva versión, los equipos de QHSE pueden confiar en un nuevo sistema de plantillas personalizadas.
Estos modelos permiten estandarizar los procesos manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad necesaria para adaptarse a varios tipos de auditorías: internas, de proveedores o ambientales. La gestión de las matrices de auditoría permite estructurar cada criterio con precisión: cada pregunta, cada indicador se pondera, lo que ofrece una evaluación más precisa.
El beneficio para el usuario es evidente: ahorro de tiempo y aumento de la consistencia. Las auditorías se adaptan automáticamente a cada situación y a cada sector de actividad.
El poder de la medición: cómo el sistema de puntuación optimiza su desempeño en QHSE
Pasar de la observación al análisis numérico es todo el poder deauditoría avanzada. La cita introducida en esta nueva versión cambia por completo la situación.
Ahora, cada criterio de auditoría se evalúa mediante un sistema de índice de confianza. Este sistema permite asignar puntuaciones precisas a cada elemento auditado, proporcionando una visión clara del cumplimiento o las discrepancias. Esta calificación ayuda priorizar las acciones a tomar, según el nivel de criticidad de las diferencias observadas.
Los beneficios son dobles: las empresas no solo pueden analizar rápidamente su situación, sino que también pueden identificar inmediatamente las áreas de mejora y dirigir sus recursos a las prioridades.
Una herramienta de supervisión ágil y automatizada para un progreso continuo
Con el nueva auditoría avanzada, se acabó la supervisión manual de las no conformidades y las acciones correctivas en hojas de cálculo o mediante correos electrónicos. Ahora todas las discrepancias son clasificados en tipologías (incumplimiento leve, grave, punto de mejora, etc.) tan pronto como se detecte. Cada acción correctiva que se debe tomar se asigna, monitorea y cierra automáticamente. Ya no existe el riesgo de caer en el olvido: todo está centralizado y es rastreable.
Además, el funcionalidad de control de versiones Garantiza que cada auditoría se base en la versión correcta de las matrices de auditoría. En concreto, cuando se actualiza el modelo utilizado para evaluar los criterios de una auditoría, esta función permite realizar un seguimiento de cada modificación realizada. Esto significa que, incluso si se realizan ajustes en los criterios o las ponderaciones, los resultados anteriores siguen siendo coherentes con la versión de la matriz utilizada en ese momento. Por lo tanto, las empresas se benefician de una mejor trazabilidad. Además, pueden consultar, comparar o analizar auditorías anteriores basándose en las versiones exactas de las matrices aplicadas para evitar confusiones.
Además de eso, el el sistema reprograma automáticamente las auditorías futuras de acuerdo con los resultados obtenidos. Por lo tanto, las auditorías recurrentes se planifican sin intervención humana, lo que garantiza un monitoreo continuo de los procesos de QHSE.
Gestión de derechos y permisos: un paso más hacia la seguridad y la trazabilidad
La nueva función de auditoría avanzada permite definir permisos precisos para cada usuario según su rol. Auditores, gerentes o simples colaboradores: cada uno tiene un acceso adaptado de acuerdo a sus responsabilidades.
Esto permite un gestión de auditorías más segura, donde solo las personas autorizadas pueden modificar, validar o cerrar una auditoría. Esta distribución de derechos también fortalece la colaboración, ya que facilita el acceso a la información para quienes realmente la necesitan, al tiempo que reduce los riesgos asociados con el mal manejo de los datos.
Por qué la auditoría avanzada realmente cambia las reglas del juego
Por último, la comparación entre la funcionalidad de auditoría anterior y la auditoría avanzada muestra un progreso real en la realización y la gestión de las auditorías:
- Ahora, las auditorías se benefician de los procesos automatizados y las opciones de estandarización.
- La gestión de las variaciones ahora está centralizada, lo que ofrece una supervisión optimizada y elimina la necesidad de herramientas externas, como las hojas de cálculo.
- Los modelos matriciales están estandarizados y son personalizables, lo que favorece la uniformidad y se adapta a las especificidades de cada actividad.
- La puntuación permite evaluar objetivamente los resultados para priorizar las acciones.
- La supervisión de las discrepancias y las acciones correctivas está automatizada.
- El control de versiones garantiza que cada auditoría se lleve a cabo con los criterios vigentes en el momento de su creación.
- Por último, cada usuario tiene derechos claramente definidos según su función, lo que refuerza la seguridad de los datos y el control de los cambios y validaciones.
Más rápido, estafador, y sobre todo más automatizado, elauditoría avanzada permite a las empresas centrarse en lo que más importa: la mejora continua de su desempeño en materia de QHSE.
