La maledizione dei file Excel
Per implementare la certificazione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45000...), un'organizzazione deve: assumere un responsabile QSE, creare la documentazione per ogni processo, nonché le procedure e le procedure operative dell'azienda. Per raggiungere questo obiettivo occorrono circa sei mesi di lavoro.
Infine, deve creare tutti gli strumenti per il monitoraggio delle prestazioni: file per il monitoraggio delle non conformità, file per il monitoraggio degli audit, indicatori, ecc.
Per gestire il proprio sistema di gestione, si ritiene che un'azienda di 100 persone debba configurare dozzine di file Excel. La maledizione dei file Excel è appena iniziata!
Una volta certificato, il responsabile QSE dell'azienda utilizzerà i suoi file: dedicherà il 25% del suo tempo a richiederli per definire le dashboard. Le conseguenze sono facilmente immaginabili: perdita di tempo (e peggio, di dati), mancanza di reattività delle informazioni e del processo decisionale.
Perché non integrare tutti i dati nel sistema informativo esistente?
Il software di gestione standard consente di gestire i dati contabili, di produzione e di inventario ma anche gli strumenti per gestire l'azienda. Tuttavia, ci rendiamo conto che questo non è il caso del concetto di sterzo.
In questi strumenti non esiste il concetto di gestione degli indicatori di qualità, sicurezza, ambiente, gestione degli audit o revisioni delle prestazioni. L'azienda deve creare i propri file Excel per generare informazioni di gestione.
Questi concetti potrebbero essere facilmente integrati nel software esistente, ma solo a condizione che vengano realizzati sviluppi specifici fino a diverse decine di migliaia di euro, il che è incompatibile con le risorse di una PMI! Il risultato è che il 95% delle aziende, compresi i principali gruppi, gestisce il proprio sistema di gestione su file Excel.
Un approccio al miglioramento continuo
In un flusso standard, i sistemi di gestione QSE vengono quindi «disegnati» dal gestore QSE.
È la spina dorsale del sistema. Rimuovilo e il tuo sistema di gestione si arresta! Tuttavia, esiste una soluzione: rendere i responsabili di reparto più responsabili rendendo il sistema di gestione più collaborativo.
Questa è l'unica condizione affinché il lavoro del responsabile QSE possa evolversi.
Non passerà più il suo tempo a raccogliere e poi richiedere informazioni; sarà in grado di proporre azioni di miglioramento e aiutare i responsabili dei servizi a mantenere la loro certificazione.
Esistono già soluzioni software dedicate. Si interfacciano con gli ERP esistenti e rendono la certificazione più dinamica e attiva. Il gestore QSE sta diventando sempre più un «supporto» per i responsabili dei processi. I reparti aziendali possono produrre statistiche in tempo reale, ottenere nuovi indicatori come l'indice di performance dei fornitori per un responsabile degli acquisti, ad esempio.
Dimentica la visione aziendale, che è molto quotidiana, ciao all'opportunità di fare un passo indietro rispetto al business con nuovi strumenti, per gestire e reagire meglio.
In sintesi, usa un Software di qualità, sicurezza e ambiente Per il responsabile QSE, il 25% di tempo in meno viene dedicato alla scrittura e alla rendicontazione. Per il processo pilota, ciò significa maggiore visibilità e prestazioni sulla propria attività e, infine, per il senior management, significa ottenere dashboard in tempo reale e la possibilità di agire di conseguenza.
Passaggio successivo, dati connessi?
Il grande vantaggio della digitalizzazione della certificazione è quello di poter passare da un sistema «monoumano» con strumenti fatti in casa a un sistema collaborativo.
In altre parole, a una «professionalizzazione» della professione.
Nel prossimo futuro potremo fare un ulteriore passo avanti: invece di inserire le tue informazioni, verranno visualizzate da sole! Prendiamo il caso del tracciamento del chilometraggio sulle auto, le informazioni devono poter essere recuperate indipendentemente. Anche in base ai dati di manutenzione, le macchine possono essere collegate alle informazioni push.
L'altro vantaggio della digitalizzazione è ovviamente quello di poter trasportare il sistema di gestione su smartphone e tablet. Consulta i dati del sistema di gestione e le sue prestazioni in tempo reale da qualsiasi postazione connessa.
Se il direttore dell'azienda viene spesso considerato il pilota dell'aereo, il pilota potrà accedere al suo cruscotto, anche se non è sull'aereo. L'ottimizzazione delle prestazioni aziendali alla fine dello smartphone sarà presto una realtà!
