La maldición de los archivos de Excel
Para implementar la certificación (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45000...), una organización debe: contratar a un gerente de QSE, crear documentación para cada proceso, así como los procedimientos y procedimientos operativos de la empresa. Se necesitan aproximadamente seis meses de trabajo para lograrlo.
Finalmente, debe crear todas las herramientas para monitorear el desempeño: archivos para monitorear las no conformidades, archivos para monitorear las auditorías, indicadores, etc.
Para gestionar su sistema de gestión, se considera que una empresa de 100 personas debe configurar decenas de archivos Excel. ¡La maldición de los archivos de Excel no ha hecho más que empezar!
Una vez certificado, el administrador de QSE de la empresa utilizará sus archivos: dedicará el 25% de su tiempo a solicitarlos para definir los paneles. Las consecuencias son fácilmente imaginables: pérdida de tiempo (y lo que es peor, de datos), falta de reactividad de la información y de toma de decisiones.
¿Por qué no integrar todos los datos en el sistema de información existente?
El software de administración estándar permite administrar los datos de contabilidad, producción e inventario, pero también las herramientas para administrar el negocio. Sin embargo, nos damos cuenta de que este no es el caso del concepto de dirección.
En estas herramientas no existe el concepto de gestionar los indicadores de calidad, seguridad, medio ambiente, gestionar auditorías o revisiones de desempeño. La empresa debe crear sus archivos de Excel para generar información de gestión.
Estos conceptos podrían integrarse fácilmente en el software existente, pero solo con la condición de que se realicen desarrollos específicos de hasta varias decenas de miles de euros, ¡lo cual es incompatible con los recursos de una PYME! El resultado es que el 95% de las empresas, incluidos los grupos principales, gestionan su sistema de gestión en archivos Excel.
Un enfoque de mejora continua
En un flujo estándar, los sistemas de gestión de QSE son, por lo tanto, «dibujados» por el administrador de QSE.
Es la columna vertebral del sistema. ¡Quítelo y su sistema de gestión se detendrá! Sin embargo, hay una solución: hacer que los gerentes de departamento sean más responsables haciendo que el sistema de gestión sea más colaborativo.
Esta es la única condición por la que puede evolucionar el trabajo del gerente de QSE.
Ya no dedicará su tiempo a recopilar y luego solicitar información; podrá proponer acciones de mejora y ayudar a los gerentes de servicios a mantener su certificación.
Ya existen soluciones de software dedicadas. Interactúan con los ERP existentes y hacen que la certificación sea más dinámica y activa. El administrador de QSE se está convirtiendo cada vez más en un «soporte» para los administradores de procesos. Los departamentos de la empresa pueden generar estadísticas en tiempo real y obtener nuevos indicadores, como el índice de desempeño de los proveedores para un gerente de compras, por ejemplo.
Olvídese de la visión empresarial, que es muy cotidiana, aproveche la oportunidad de dar un paso atrás en el negocio con nuevas herramientas, para gestionar y reaccionar mejor.
En resumen, utilice un Software de calidad, seguridad y medio ambiente Para el gerente de QSE, dedica un 25% menos de tiempo a escribir e informar. Para el piloto de procesos, esto significa una mayor visibilidad y rendimiento de su actividad y, por último, para la alta dirección, significa disponer de paneles de control en tiempo real y la posibilidad de actuar en consecuencia.
Siguiente paso, ¿datos conectados?
La gran ventaja de digitalizar la certificación es poder pasar de un sistema «de una sola persona» con herramientas caseras a un sistema colaborativo.
En otras palabras, a una «profesionalización» de la profesión.
En un futuro próximo, podremos ir un paso más allá: en lugar de introducir tu información, ¡aparecerá por sí sola! Tomemos el caso del seguimiento del kilometraje de los automóviles, la información debe poder recuperarse de forma independiente. También en lo que respecta a los datos de mantenimiento, las máquinas se pueden conectar para enviar información.
La otra ventaja de la digitalización es, por supuesto, poder transportar el sistema de gestión en un teléfono inteligente y una tableta. Consulte los datos del sistema de gestión y su rendimiento en tiempo real desde cualquier ubicación conectada.
Si a menudo se considera que el gerente de la empresa es el piloto del avión, el piloto podrá acceder a su panel de control, incluso si no se encuentra en el avión. Optimizar el rendimiento empresarial con el smartphone, ¡pronto será una realidad!
