È qui che inizia la folle storia della carta!
Una lettera persa tra due dipartimenti... Una firma dimenticata in una procedura che ritarda la convalida del file... Una carta che giace in giro in uno striscione in attesa di essere approvata... Numerosi esempi che ricordano il limite della condivisione delle informazioni in un'organizzazione.
Che tu sia un venditore, un responsabile IT, un assistente esecutivo o un dirigente, ogni giorno devi condividere, trasmettere, firmare o far approvare documenti.
A meno che tu non abbia qualcuno che si occupi di trasmettere i tuoi documenti alle persone interessate, devi farlo tu stesso (se ci pensi!).
La digitalizzazione della documentazione è la chiave per una condivisione delle informazioni semplice e affidabile.
Prendiamo l'esempio di una richiesta di ferie: stampi il documento, lo compili come richiesto, vai dal responsabile del reparto per farglielo firmare.
Prima barriera: il tuo manager è assente.
Mettete il lenzuolo sulla sua scrivania, lui o lei lo guarderà quando tornerà (se nessun altro foglio vi si poserà sopra).
E se il tuo manager fosse stato presente nel suo ufficio!
Lo esaminava a un certo punto della giornata e consegnava il documento alla persona interessata successiva per la convalida (quando avrebbe avuto l'opportunità di lasciare il suo ufficio), ovvero il responsabile delle risorse umane. Se anche questa persona è assente, la porta dell'ufficio si chiude, o il foglio torna sulla sua scrivania oppure il documento viene infilato in uno striscione...
Sappiamo tutti che i nostri dipendenti, colleghi o dirigenti, indipendentemente dalla loro funzione all'interno dell'azienda, non aspettano che riceviamo un documento, che sono molto impegnati nel loro lavoro quotidiano e che i documenti in attesa di essere elaborati si accumulano.
Digitalizzazione significa:
— la certezza che il documento sia ricevuto dal destinatario giusto e perfettamente integrato in un circuito di validazione (Role Management)
— la certezza che il tuo documento verrà elaborato in tempo grazie a (Avvisi e notifiche via e-mail)
Niente più stampe inutili sparse sulle scrivanie, fogli sciolti persi tra le cartelle.
La digitalizzazione riduce lo spreco di carta, semplifica l'elaborazione dei documenti e consente a tutti i presenti nel circuito di convalida.
La digitalizzazione semplifica la vita lavorativa quotidiana e migliora l'ambiente.
Non chiederti come sarà il nostro pianeta domani, fai solo la cosa giusta.
Sta a te decidere!
